Nepsihologijske vještine za rad u ljudskim resursima

By | 23-03-2021
  • 104
    Shares
Monika Švogor, mag. psych., autorica teksta
Monika Švogor, mag. psych., autorica teksta

Jeste li ikad čuli izjavu (ili je sami izrekli) da kod kuće ili na poslu morate biti psiholog? Ja sam to čula više puta i nimalo me nije začudilo. Dolazilo je od osoba koje rade s klijentima u korisničkoj podršci, prodaji i uslužnim djelatnostima. Kada radite s ljudima, lako se možete pronaći u kompleksnim međuljudskim situacijama koje je potrebno rješavati aktivnim slušanjem i asertivnom komunikacijom. U mnogim zanimanjima potrebne su vještine koje se ponekad poistovjećuju s psihologijom, iako se zapravo radi o socijalnim vještinama.

Kako se ljudi u drugim zanimanjima ponekad nađu u ulozi “psihologa”, tako psiholozi u svom poslu koriste vještine karakteristične za druga zanimanja. Kada se radi o ljudskim resursima unutar neke organizacije, po mom je iskustvu vrlo mali dio posla usko povezan s psihologijom. Ako se nadate karijeri u ljudskim resursima, ili kraće- HR-u (human resources), moglo bi vas zanimati koje su nepsihologijske vještine potrebne za preživljavanje u ovoj industriji.

Ponekad treba biti pravnik

Poznavanje i primjena relevantnih zakonskih akata

Djelatnost ljudskih resursa regulirana je općim aktima od kojih je najvažniji Zakon o radu. Zakonom o radu definirane su odgovornosti poslodavaca prema zaposlenicima i državnim tijelima te je osnova za uređenje institucije radnog odnosa. U većini organizacija psiholog nije taj koji se primarno bavi radno pravnim odnosima pa je dovoljno pročitati Zakon o radu radi usvajanja osnovnih termina poput probnog rada, evidencije radnog vremena, značaja ugovora o radu i slično.

Posao u ljudskim resursima uključuje obradu osobnih podataka zaposlenika i kandidata za posao. Očekuje se da se pri tome pristupa prema Općoj uredbi o zaštiti podataka. Uredba je opširna i u većini organizacija postoji ili se eksterno angažira osoba odgovorna za usklađenje poslovnih aktivnosti s propisima, tako da nije potrebno detaljno poznavanje GDPR-a. Međutim, važno je poznavati barem osnovne pojmove i usvojiti odgovornosti u raspolaganju osobnim podacima. Na primjer, treba moći prepoznati kada je potrebna privola za obradu osobnih podataka i kako je sastaviti. Zatim, što treba učiniti kada se osobni podaci dijele s drugim organizacijama i kako pristupiti upitima ispitanika vezanim uz obrade njihovih osobnih podataka.

Poznavanje, izrada i primjena internih akata

Osim vanjskih propisa s kojima moraju biti usklađene, organizacije obično imaju i neke interne akte. U domeni ljudskih resursa to mogu biti dokumenti poput pravilnika o radu, kolektivnog ugovora, pravilnika o organizaciji ili sistematizaciji radnih mjesta te drugih procedura, odluka, pravilnika i politika kojima se formaliziraju interna pravila i procesi. Osim poznavanja i tumačenja tih dokumenata, zadatak psihologa može biti i njihova izrada, revizija, međusobno usklađivanje ili usklađivanje poslovnih procesa s njima.

Nije neuobičajeno da se za određene aktivnosti ljudskih resursa angažiraju vanjske organizacije, pri čemu se sklapa ugovor. Psiholozi ponekad sudjeluju u izradi ugovora za poslovne suradnje iz njihovih poslovnih domena. Zato je korisno moći prava i odgovornosti svake strane formulirati u ispravnim terminima.

Kako biti dobar “pravnik”?

Kolege pravnici za obavljanje svog posla moraju imati osobine i vještine koje dobro dođu u ljudskim resursima. One uključuju temeljitost, povjerljivost, praćenje aktualnosti i reagiranje na promjene, razumijevanje i korištenje pravnih pojmova i koncepata te sposobnost uočavanja nepravilnosti.

Ponekad treba biti ekonomist

Pričajmo o plaći

Većina psihologa koji rade u ljudskim resursima bave se regrutacijom, selekcijom i zapošljavanjem, pri čemu su neizbježna tema financije, odnosno plaća budućeg zaposlenika. Različite organizacije različito formiraju kompenzacijske pakete za svoje zaposlenike, a negdje se čak različito formiraju plaće s obzirom na radna mjesta. Plaće mogu biti fiksne ili varirati s obzirom na određene faktore, primjerice prodajne rezultate ili druge pokazatelje radnog učinka. Nekad imaju dodatke koji isto mogu biti varijabilni i zahtijevaju posebne izračune. Neki dodaci ulaze u bruto plaću, dok su neki neoporezivi. Kalkulacija plaće zahtjeva posebna znanja te je uz to potrebno moći zaposleniku jednostavno i razumljivo objasniti način formiranja njegove plaće.

Upravljanje budžetom

Aktivnosti ljudskih resursa koštaju, a troškovi mogu uključivati edukacije, oglašavanja, konzultacije i sl. HR je odgovoran i za upravljanje jednim od najvećih troškova poslodavca – troškom plaća. Često se rade planovi troškova za određeno vremensko razdoblje. Pri tome je potrebno prepoznati buduće potrebe za potrošnjom, formalizirati ih, raspolagati sredstvima u skladu s njima i redovito ih pratiti. Ponekad je potrebno moći smanjiti troškove bez smanjenja rezultata, a nekad je fokus na maksimizaciji povrata na uloženo. Svaka situacija zahtijeva donošenje odluka na temelju činjenica. Te su činjenice, naravno, financijski pokazatelji, a da bi bili od koristi pri odlučivanju, treba ih razumjeti, znati interpretirati i nešto moći zaključiti na temelju njih.

Za određene troškove provodi se nabavni proces čiji je cilj dobiti najbolju uslugu ili proizvod za što povoljniju cijenu. Prikupljaju se ponude, izrađuje usporedba nabavnih cijena i procjenjuje isplativost neke nabave. Ponovno, financijska pismenost je bitna vještina za uspješno obavljanje tog zadatka.

Kako biti dobar “ekonomist”?

Za rad u ljudskim resursima korisna je vještina planiranja i raspolaganja budžetom, osnovno poznavanje financijske matematike te analitičnost, što sve možemo naučiti od ekonomista.

Ponekad treba biti stručnjak za marketing

Jedna od djelatnosti HR-a je takozvani employer branding čiji je cilj upravljati reputacijom poslodavca kao poželjnim mjestom za rad. Uključuje niz različitih aktivnosti od cjelokupnog regrutacijskog i selekcijskog procesa, upravljanja benefitima, organizacijskom kulturom, prisutnosti na društvenim medijima, certificiranja do organizacije događaja i sudjelovanja na različitim eventima.

Za employer branding koriste se različiti marketinški alati kako bi se mjerilo i unaprjeđivalo iskustvo zaposlenika i kandidata za posao. Na primjer, može se mjeriti pokazatelj Net promoter score za uvid u to u kojoj su mjeri kandidati i zaposlenici spremni preporučiti poslodavca. Za unaprjeđenje regrutacijskog i selekcijskog procesa može se provesti mapiranje putovanja kandidata (candidate journey). Kao employer branding aktivnosti ponekad se osmišljavaju i provode medijske, društveno-medijske i mailing kampanje.

Kako biti dobar “stručnjak za marketing”?

Upravljanje employer brandom je dinamično, kompetitivno i kreativno područje. S jedne strane ono zahtijeva analitičan pristup, zato što je potrebno dobro ispitati potrebe i mogućnosti poslodavca, poznavati stanje na tržištu rada i trendove konkurencije. S druge strane, potrebna je i kreativnost u osmišljavanju originalnih i privlačnih employer branding aktivnosti.

Ponekad treba biti analitičar

Donošenje odluka na temelju podataka

Rad u ljudskim resursima uključuje donošenje odluka, a da bi one bile kvalitetne, vrlo je važno da budu utemeljene na konkretnim podacima. Djelatnici ljudskih resursa raspolažu velikom količinom podataka koji im pomažu u odlučivanju. To mogu biti kadrovski podaci o djelatnicima, podaci o troškovima, procesima, radnom učinku, rezultati selekcijskih procesa, anketa i slično.

Moći iz velike količine podataka pravim metodama izvući prave zaključke sve je traženija vještina. Potrebno je znati procijeniti koje podatke uključiti u analizu i gdje ih pronaći. Priprema podataka je ponekad zahtjevnija i traje dulje od same analize. Ponekad oni nisu u obliku koji je lako obraditi pa ih treba organizirati, očistiti od suvišnih podataka te ih prebaciti u oblik čitljiv programu za obradu podataka.

Korištenje alata za obradu podataka

Studij psihologije pruža dobru podlogu za obavljanje analize podataka jer se stječu predznanja iz područja statistike, psihometrije i metodologije istraživanja, iako primjena tih znanja u praksi uglavnom nije na razini složenijih statističkih postupaka koji su obuhvaćeni studijskim kurikulumom. Ono u čemu se poželjno dodatno usavršavati je korištenje programa za obradu podataka poput Excela i sličnih programa.

Na primjeru MS Excela kao programa koji je jedan od najčešće korištenih, prosječan korisnik je upoznat s jako malim dijelom njegovih stvarnih mogućnosti. Osim osnovnog poznavanja rada u Excelu poput unosa i vizualizacije podataka, korisno se upoznati i s naprednijim funkcionalnostima poput uvjetovanog oblikovanja, formula, pivot tablica i grafova. Za podizanje ove vještine na iduću razinu preporučljivo je zabaviti se automatizacijom obrade podataka kroz alate poput Power Query i Power BI. Oni omogućuju povezivanje podataka iz više izvora, automatizirane izračune i pregledne izvještaje. Iako zahtijevaju ulaganje više znanja i vremena u početku, dugoročno štede resurse, pojednostavljuju procese i olakšavaju pristup ciljanim informacijama.

Rezultate dobivene ovim postupcima valja znati jasno prikazati i prezentirati, izvući prave zaključke, povezati ih sa stvarnim životom te na njima utemeljiti prijedloge za akcije.

Kako biti dobar “analitičar”?

Vještine i osobine koje je dobro imati za obavljanje analitičarskog dijela posla su metodičnost, organiziranost, strpljenje, temeljitost, poznavanje rada u programima za obradu podataka i vještina vizualizacije podataka.

Ponekad treba biti služba za korisnike

HR ima funkciju podrške poslovanju i zaposlenicima, izvor je informacija i upravlja promjenama iz područja radnih odnosa. Za očekivati je da od zaposlenika dolazi veći broj upita i zahtjeva, uključujući one za koje nije nadležan psiholog. To mogu biti različita pitanja, od toga na koji način prijaviti bolovanje, rezultata internih natječaja, kako svom zaposleniku dati povratnu informaciju ili kako pokrenuti online edukaciju. Nikako ne bi smjeli zanemariti ovaj dio posla, čak i ako upućena pitanja nisu u vašoj poslovnoj domeni.

Kako biti dobra “služba za korisnike”?

Od uspješnih osoba koji rade u području korisničke podrške možemo naučiti uslužnost, ljubaznost, brzinu u pronalasku traženih informacija i ažurnost u komunikaciji.

Ponekad treba biti informatičar

Digitalna transformacija HR-a

Općenito se sve više teži digitalizaciji HR procesa, tako da je poželjno biti pokretač i nositelj tih promjena. To znači da treba dobro poznavati procese, uključujući sudionike, njihove uloge, lokacije i tok informacija te prepoznati načine kako da se digitaliziraju i automatiziraju. Ponekad digitalizacija podrazumijeva ulaganje u nove programe. Međutim, češće nego što bismo pretpostavili, unapređenja na području digitalizacije moguće je ostvariti s već dostupnim alatima. Stoga je važno istraživati i eksperimentirati, biti upoznat sa što više internih informatičkih resursa, prepoznati kada se oni mogu iskoristiti i na koje sve načine.

Većina HR procesa je digitalizirana ili se teži da budu, tako da se najveći dio posla u ljudskim resursima odrađuje kroz različite aplikacije. Korisnici tih aplikacija su djelatnici ljudskih resursa, ali i zaposlenici. Za one procese čiji su korisnici zaposlenici, djelatnici HR-a najčešće imaju ulogu administratora. To znači da su odgovorni za educiranje zaposlenika o korištenju aplikacija, dodjeljuju ovlasti i rješavaju probleme. Psiholozi ponekad sudjeluju i u nabavi, razvoju i testiranju novih aplikacija za potrebe ljudskih resursa. Za obavljanje tih zadataka dobro dođe informatička pismenost i poznavanje faza razvoja softwarea.

Informatička pismenost i napredno googlanje

Informatička pismenost je poželjna na svim radnim mjestima gdje ima rada na računalu, pa tako i u ljudskim resursima. Svakodnevno se događaju situacije u kojima treba rješavati informatičke probleme. Oni su raznoliki, od spajanja na Internet, povezivanja s printerom, spajanja na projektor, do korištenja različitih programa. Ono što ne znate sami, znat će Internet. Jedna od sve vrijednijih, a zanemarenih vještina modernog doba je napredno pretraživanje Interneta. Ono ne uključuje samo korištenje operatora i naprednih postavki pretraživanja, već i filtriranje rezultata “uživo”. Dostupan sadržaj sve se više širi pa je za uštedu vremena u pregledavanju rezultata pretraživanja vrijedno moći na prvi pogled prepoznati vama koristan sadržaj od irelevantnog.

Kako biti dobar “informatičar”?

Koje vještine i osobine možemo naučiti od informatičara? Osim tehničkih i informatičkih znanja i vještina, to su radoznalost, snalažljivost i kreativnost.

Ponekad treba biti…što god situacija od vas zahtijeva

Glavna djelatnost organizacije u kojoj radi psiholog rijetko je povezana sa samom psihologijom. Kada se radi o profesionalnoj selekciji, posve je uobičajeno da procjenjujete kandidate za radna mjesta s kojima nemate doticaja. Za kvalitetu obavljenog posla važno je biti upoznat s industrijom u kojoj radite i imati osnovno znanje o poslu koji će obavljati kandidat. Iz bazičnog znanja o radnim zadacima na toj poziciji proizlazi poželjan profil zaposlenika koji te poslove obavlja. S tim profilom se onda uspoređuje kandidat u selekciji. Nekad trebate biti stručnjak za prodaju, informatiku, pravo ili naplatu, a nekad za pozicije s kojima nikad prije niste imali dodira.

Ali to nije sve…

Jesmo li sada pokrili sve potrebne vještine za rad u ljudskim resursima? Naravno da ne. Kao i kod drugih dinamičnih interdisciplinarnih zanimanja, zahtjevi radnog mjesta mogu se mijenjati s obzirom na različite faktore. U ljudskim resursima se sadržaj, ciljevi i način obavljanja posla mogu mijenjati s obzirom na strategiju poslodavca, tržište rada, konkurenciju, trendove u području HR-a i brojne druge faktore. Također, organizacija i opseg djelovanja ljudskih resursa i pojedinih pozicija unutar HR-a razlikuju se od poslodavca do poslodavca.

Svaki posao u različitoj mjeri zahtijeva odstupanje od svoje uobičajene uloge. Svestranost i sposobnost lakog premještanja iz jedne u drugu ulogu je nešto što se cijeni neovisno o zanimanju.


Autori Psihološkog prostora koji preporučuju članak: doc. dr. sc. Domagoj ŠvegarSandra Zgodić, mag. psych., Matea Jukić, mag. psych., Hana Mehonjić, mag. psych., Barbara Paušak, univ. bacc. psych. i  Tajana Ninković, mag. psych.


Članak možete prokomentirati na našoj FB stranici:

Psiholog u ljudskim resursima nije cijelo vrijeme isključivo psiholog. Koje su ostale vještine potrebne za rad u ovom raznolikom području?

Objavljuje Psihološki prostorUtorak, 23. ožujka 2021.